Combretin Check-In

Provocarea

Într-un centru unde zeci de copii vin zilnic la ședințe, o singură prezență ar trebui să pornească tot restul: tariful corect, plata antrenorului, soldul părintelui și raportul către asociația care finanțează copilul.

Cu un registru la intrare, un tabel de tarife, un calcul de salarii și un raport lunar făcute de mână, cele cinci rămân despărțite. Cineva bifează prezența, altcineva recalculează tariful când un copil vine a doua oară în aceeași zi, la sfârșit de lună onorariile se adună pe hârtie — și fiecare pas adaugă o șansă de greșeală.

Cerința a fost un sistem în care o singură atingere leagă tot lanțul: de la scanarea codului QR la intrare până la raportul gata de predat asociației, fără hârtii și fără calcule manuale.

Soluția: un scan, tot fluxul

Ce în alte centre cere un registru de prezență, un tabel de tarife, un calcul de salarii și un raport lunar făcut manual, aici se întâmplă singur — într-un lanț declanșat de o singură atingere.

1. Părintele scanează

   La intrarea în sală, părintele scanează codul QR afișat. Platforma îi recunoaște dispozitivul și îi arată direct lista lui de copii, fără parole de reintrodus de fiecare dată.

2. Alege copilul, prezența se înregistrează

   O singură apăsare confirmă prezența pentru ședința care urmează. Sistemul blochează automat un al doilea check-in în aceeași zi pentru aceeași ședință.

3. Se aplică tariful corect

   Prețul propriu al copilului, treapta pentru a doua sau a treia ședință din zi, ședință tipică, atipică sau pe gift card — totul e calculat pe loc, după regulile centrului.

4. Antrenorul e plătit automat

   Onorariul intră în soldul antrenorului după tariful lui — standard sau negociat special pe asociația care finanțează copilul — și se scrie în istoricul de salarii.

5. Soldul părintelui se actualizează

   Contul copilului scade cu suma ședinței, în lei sau dintr-un abonament în ședințe, cu tot istoricul păstrat pentru transparență.

6. Raportul către asociație se completează singur

   La final de lună, raportul pentru fiecare asociație finanțatoare e deja acolo — cu prezențe, facturare și confirmări de plată, gata de exportat și predat.

Ce include platforma

Fiecare rol — administrator, antrenor, părinte — își are propriul panou, iar modulele lucrează împreună pe aceleași date. Nu o listă de pagini, ci un singur sistem.

• Check-in QR și manual — părinții scanează și aleg copilul în câteva secunde; administratorul poate înregistra și manual prezența, cu selectarea antrenorului
• Prețuri diferențiate și pe trepte — fiecare copil cu tariful lui; ședințele multiple din aceeași zi trec automat pe trepte de preț
• Salarizare automată a antrenorilor — fiecare prezență creditează onorariul după tariful antrenorului și îl adaugă în istoricul de salarii
• Fluturași brut → net — calcul complet pentru ambele forme de colaborare, cu deduceri, intrări manuale și impozit; fluturașul lunar se generează singur
• Financiar pe fiecare copil — sold în lei și în ședințe de abonament, istoric al mișcărilor, contracte și anexe într-o singură fișă
• Rapoarte pentru asociații — copiii finanțați, cu CUI și adresă, raport lunar cu stare de facturare și confirmare de plată; export PDF sau print
• Gift carduri și plăți cu cardul — carduri cadou cu mesaj personalizat și activare, plus plată online prin integrarea BT iPay
• Penalizări — penalizări procentuale pentru ședințe ratate, aplicate direct pe soldul copilului și reflectate în raportul lunar
• Dashboard și istoric — grafic al check-in-urilor pe ultimele 14 zile, totaluri live, cod QR de descărcat și istoric de salarii și solduri

Cum arată în administrare

Tot ce se întâmplă la intrare se adună într-un singur panou. Capturile de mai jos sunt din platforma reală — datele personale sunt anonimizate.

SUMAR

Dashboard-ul

Vederea de ansamblu: câți antrenori, câți copii și câte check-in-uri, graficul pe ultimele 14 zile și codul QR de check-in, gata de descărcat și afișat la intrare.

OAMENI

Antrenori și părinți

Fiecare antrenor cu tarifele lui și soldul de salariu; fiecare părinte cu copiii arondați contului. De aici pornesc tarifarea și salarizarea automată.

BANI

Istoricul salariilor

Fiecare mișcare de salariu — supliment sau reținere — pe antrenor, cu sumă, operațiune și dată. Aici se închide bucla pornită de la prezența din sală.

Solidă sub capotă

Nu doar interfață. Sub ea, deciziile de arhitectură care fac platforma potrivită pentru operarea zilnică a unui centru real.

• Trei niveluri de acces — administrator, antrenor și părinte, fiecare cu propriul panou și propriile permisiuni
• Recunoaștere de dispozitiv — la check-in, părintele e identificat automat după dispozitiv, în câteva secunde, fără reautentificare
• Multi-locație, pe abonament — model SaaS: fiecare locație are contul, setările și termenul ei de platformă
• RO, mod întunecat, responsivă — interfață în română, temă luminoasă și întunecată, aceeași experiență pe telefon și pe desktop
• Evidență și jurnalizare — fiecare acțiune importantă e jurnalizată, cu istoric de dispozitive și activitate
• Integrări de plată și facturare — plăți cu cardul prin BT iPay și legătură cu facturarea, banii și documentele într-un singur loc

Ce câștigă centrul

Aceleași activități, făcute înainte cu tabele și pixuri, se întâmplă acum singure — corect, la zi și verificabil.

• Recepția, degrevată — părinții fac singuri check-in prin scanare; nimeni nu mai ține un registru de prezență la intrare
• Salarii la zi — onorariile antrenorilor se adună singure, cu fiecare ședință; la final de lună fluturașul e deja calculat
• Rapoarte gata de predat — situațiile către asociațiile finanțatoare sunt generate automat, cu facturare și plăți urmărite
• O singură sursă de adevăr — copii, părinți, antrenori, ședințe și bani într-un sistem, nu în cinci fișiere separate

Unde e acum

Platforma e live în producție din 2025 și crește odată cu utilizarea.

Până acum a procesat peste 4.000 de check-in-uri, cu 208 copii înscriși, 151 de părinți cu cont propriu și 10 antrenori salarizați automat. Cifrele reflectă starea de la data realizării prezentării și cresc în fiecare săptămână.

E construită ca produs, nu ca proiect unic: model multi-locație, pe abonament, așa că același sistem poate fi pornit oriunde prezența declanșează plăți și raportări — cluburi sportive, cabinete de kinetoterapie, școli de dans sau înot, centre after-school, programe cu finanțare pe asociații.